Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã kê khai thuế khi phát sinh sai sót về số tiền, mã số thuế hoặc quy cách hàng hóa phải được xử lý bằng hình thức Điều chỉnh hoặc Thay thế, thay vì hủy bỏ tùy tiện. Thao tác đối soát số liệu và lập hóa đơn điều chỉnh khớp đúng mẫu quy định (Action) giúp doanh nghiệp bảo vệ thành công quyền khấu trừ thuế VAT đầu vào và triệt tiêu mọi khoản phạt vi phạm hành chính về hóa đơn (Result). Tại Accpro (0768619462), chúng tôi trực tiếp hỗ trợ khách hàng gỡ rối chứng từ và soát xét sổ sách thanh tra với chi phí tiết kiệm và cam kết an toàn pháp lý cao nhất.
Vì sao cần cập nhật quy định hủy hóa đơn điện tử?
Việc thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn theo Nghị định 123 và Thông tư 78 giúp doanh nghiệp hạn chế mức phạt 15 triệu đồng do các sai lệch trong báo cáo và quyết toán thuế. Dưới đây là các hành động kỹ thuật bắt buộc để đảm bảo an toàn pháp lý cho sổ sách:
-
Gửi ngay mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót để nhận kết quả là tính hợp lệ của dữ liệu kê khai. Nếu không nộp thông báo này kịp thời, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính từ 5 – 15 triệu đồng tùy theo thời gian chậm nộp, đồng thời làm mất hiệu lực khấu trừ thuế GTGT của đối tác.
-
Thực hiện hủy hóa đơn đã kê khai sai quy định và lập hóa đơn mới thay thế để triệt tiêu rủi ro truy thu thuế. Việc thực hiện hành động này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng làm sai lệch dữ liệu trên hệ thống của Tổng cục Thuế, đảm bảo minh bạch cho sổ sách kế toán và bảo vệ quyền lợi khấu trừ thuế cho khách hàng.
-
Đối chiếu mốc dữ liệu hóa đơn 2025 để chuẩn bị cho kỳ quyết toán năm. Khi phát hiện các lỗi về địa chỉ, mã số thuế hoặc đơn giá, kế toán phải thực hiện ngay các bước điều chỉnh theo đúng trình tự pháp lý. Việc này giúp nhận kết quả là loại bỏ rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí hợp lý khi thực hiện thanh kiểm tra.
Những trường hợp có thể hủy hóa đơn điện tử
Không phải mọi sai sót đều dẫn đến việc phải xóa bỏ hóa đơn hoàn toàn. Từ 01/06/2025, không còn trường hợp nào được phép hủy hóa đơn điện tử để xử lý sai sót. Tất cả các sai sót phải được xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Từ 01/06/2025, doanh nghiệp không được hủy hóa đơn điện tử đã kê khai để xử lý sai sót. Thay vào đó, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định mới. Đối với các lỗi nhỏ như sai địa chỉ nhưng đúng mã số thuế, bạn có thể cân nhắc phương án thông báo sai sót để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn nhằm tiết kiệm thời gian và công sức cho cả hai bên.
Cách hủy hóa đơn điện tử đã kê khai chi tiết, chuẩn xác
Việc xử lý hóa đơn điện tử đã kê khai sai sót yêu cầu quy trình nghiệp vụ chặt chẽ để hạn chế mức phạt 15 triệu đồng và tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với hóa đơn đã kê khai thuế, kế toán không được thực hiện lệnh hủy đơn phương mà phải tuân thủ quy trình xử lý thay thế hoặc điều chỉnh như sau:
-Đối soát trạng thái thuế và thống nhất sai sót: Người bán và người mua lập biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót (mã số thuế, đơn giá, tiền thuế) để làm căn cứ giải trình pháp lý về sau.
-Soát xét tính đồng bộ dữ liệu trên phần mềm: Kế toán thực hiện lệnh lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh ngay trên hệ thống. Hóa đơn mới phải hiển thị dòng chữ: “Thay thế/Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm”.
-Gửi ngay mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế: Đây là hành động bắt buộc để thông báo về việc xử lý sai sót. Nếu không gửi mẫu này, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 5 – 15 triệu đồng do làm sai lệch dữ liệu quản lý thuế.
-Khai bổ sung thuế (nếu có): Trường hợp hóa đơn thay thế/điều chỉnh làm thay đổi số thuế phải nộp hoặc số thuế được khấu trừ, kế toán phải thực hiện hành động lập tờ khai bổ sung mẫu 01/KHBS để nhận kết quả là số liệu thuế chính xác.
-Xác thực và lưu trữ minh chứng PDF thời gian thực: Xuất file PDF hóa đơn mới kèm biên bản thỏa thuận để lưu trữ. Việc này giúp doanh nghiệp có đầy đủ bằng chứng khi cơ quan thuế thực hiện thanh kiểm tra tại đơn vị.
-Truy vấn kết quả tiếp nhận từ Tổng cục Thuế: Kiểm tra trạng thái thông báo 04/SS-HĐĐT trên hệ thống để đảm bảo cơ quan thuế đã chấp nhận xử lý sai sót, triệt tiêu rủi ro nợ đọng thông báo sai sót hóa đơn.
Những lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử kê khai
Khi xử lý các hóa đơn đã được báo cáo thuế, bạn cần hết sức thận trọng để số liệu trên tờ khai và phần mềm hóa đơn luôn đồng nhất. Bạn tuyệt đối không được tự ý xóa bỏ trên hệ thống mà chưa có sự đồng ý bằng văn bản của phía đối tác mua hàng.
Một điểm cần lưu ý nữa là sau khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã kê khai, bạn phải kiểm tra lại tình trạng thông báo trên hệ thống của tổng cục thuế để chắc chắn mẫu 04/SS đã được chấp nhận. Nếu việc hủy hóa đơn làm thay đổi số thuế phải nộp hoặc số thuế được khấu trừ, kế toán cần thực hiện tờ khai bổ sung ngay trong kỳ phát hiện sai sót để tránh phát sinh tiền chậm nộp.
Việc xử lý sai sót chứng từ đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để không làm ảnh hưởng đến số liệu quyết toán của doanh nghiệp. Nắm rõ quy trình hủy hóa đơn điện tử đã kê khai sẽ giúp kế toán chủ động khắc phục lỗi sai đúng quy định, tránh được các rủi ro pháp lý và phạt hành chính từ cơ quan thuế. Nếu bạn còn vướng mắc về cách kê khai điều chỉnh hoặc cần hỗ trợ xử lý các tình huống hóa đơn phức tạp, hãy liên hệ ngay với Accpro để được tư vấn giải pháp an toàn nhất.
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.
Số Điện Thoại: 0768619462
Website: https://accprovn.com/
Chat Facebook
Gọi ngay