Kể từ ngày 01/06/2025 (hiệu lực của Nghị định 70/2025/NĐ-CP), tổ chức chi trả thu nhập bắt buộc phải chuyển đổi sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử định dạng XML và ký số hợp lệ. Bạn chỉ cần gửi Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để nhận kết quả chấp nhận trong vòng 01 ngày làm việc. Tại bài viết này, Accpro hướng dẫn 4 bước chuẩn bị hạ tầng phần mềm và quy trình đối soát dữ liệu thực tế giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về việc truyền nhận dữ liệu chứng từ ngay trong ngày phát sinh, tránh các rủi ro bị ngừng sử dụng hóa đơn theo cơ chế giám sát mới.
Lợi ích khi sử dụng chứng từ khấu trừ TNCN điện tử
Việc chuyển đổi sang chứng từ khấu trừ TNCN điện tử giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu định dạng XML tức thì với hệ thống của cơ quan thuế, đảm bảo tính pháp lý và khớp đúng dữ liệu kê khai trên tờ khai 05/KK-TNCN.
Hệ thống điện tử tự động hóa quy trình gửi dữ liệu đến tổng cục thuế ngay trong ngày lập chứng từ, giúp kế toán kiểm soát chặt chẽ nghĩa vụ báo cáo theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP và điều 34b thông tư 78/2021/NĐ-CP, loại bỏ hoàn toàn rủi ro bị xử phạt hành chính do chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ.
Bên cạnh việc đảm bảo tính tuân thủ, giải pháp này cho phép cấp phát chứng từ cho người lao động qua email hoặc cổng thông tin số ngay khi thực hiện thao tác ký số, thay thế hoàn toàn việc viết tay và chuyển phát chứng từ giấy.Dữ liệu được lưu trữ tập trung trên nền tảng điện toán đám mây, giúp rút ngắn thời gian đối soát dữ liệu quyết toán thuế cuối năm và hỗ trợ người lao động chủ động nhận file chứng từ định dạng XML để thực hiện các thủ tục hoàn thuế hoặc quyết toán thuế cá nhân một cách chính xác.
Hướng dẫn từng bước đăng ký chứng từ khấu trừ TNCN điện tử
Việc chuyển đổi sang chứng từ khấu trừ TNCN điện tử theo nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp phải đồng bộ dữ liệu định dạng XML tức thì với hệ thống của cơ quan thuế. Quy trình này bắt buộc phải qua bước xác thực định danh dân cư của người đại diện pháp luật để khớp hồ sơ đăng ký trên hệ thống quốc gia. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết:
Chọn mẫu
Doanh nghiệp áp dụng mẫu chứng từ khấu trừ số 03/TNCN theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thay thế hoàn toàn các mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước đây. Vì đây là mẫu chuẩn do bộ tài chính quy định, doanh nghiệp không được tự ý thay đổi cấu trúc dữ liệu XML để đảm bảo tính tương thích khi truyền dữ liệu lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Điền thông tin tổ chức trả thu nhập & người nhận thu nhập
Tại bước này, doanh nghiệp thực hiện lập tờ khai đăng ký sử dụng (Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT). Một lưu ý quan trọng theo khoản 11 – điều 1 nghị định 70/2025 là bước xác thực định danh sinh trắc học (khuôn mặt hoặc vân tay) của chủ doanh nghiệp thông qua VNeID hoặc thiết bị kết nối Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu không hoàn tất xác thực sinh trắc học, hệ thống thuế sẽ tự động loại bỏ hồ sơ đăng ký mẫu 01 ngay lập tức.
Nhập thông tin thu nhập và số thuế khấu trừ
Dữ liệu nhập phải đảm bảo khớp đúng với tờ khai quyết toán 05/KK-TNCN. Ngay sau khi ký số phát hành, doanh nghiệp có trách nhiệm truyền dữ liệu định dạng XML tới cơ quan thuế trong ngày theo điều 34b thông tư 78/2021/NĐ-CP. Việc này giúp kế toán kiểm soát chặt chẽ nghĩa vụ báo cáo và loại bỏ rủi ro bị xử phạt hành vi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ.
Ký số và gán số hiệu/chứng từ
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký lên file XML. Theo nghị định 70/2025, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và quản lý dải số hiệu/số chứng từ ngay khi tờ khai mẫu 01 được chấp nhận qua thông báo 01/TB-ĐKĐT (trả về trong vòng 15 phút sau khi xác thực). Doanh nghiệp không còn phải làm thủ tục đăng ký dải số hiệu riêng biệt, giúp hạn chế rủi ro sai sót trong việc quản lý số lượng chứng từ phát hành.
Gửi chứng từ cho người nhận và khai báo tới cơ quan thuế ngay khi khấu trừ
Chứng từ điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi được lưu trữ và gửi dưới dạng file XML nguyên bản, kèm chữ ký số còn hiệu lực trong suốt thời gian quy định (thường là 10 năm). Trường hợp phát hiện sai sót sau khi gửi, kế toán phải lập thông báo sai sót mẫu số 04/SS-CTĐT gửi lên hệ thống Thuế trước khi phát hành chứng từ thay thế. Lưu ý, bản in PDF chỉ có giá trị hiển thị phụ trợ, không dùng để đối soát dữ liệu quyết toán thuế.
Những lưu ý khi đăng ký chứng từ khấu trừ TNCN điện tử
Khi doanh nghiệp đăng ký và sử dụng chứng từ khấu trừ TNCN điện tử, có ba điểm mấu chốt cần được lưu ý nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro pháp lý:
Lựa chọn nhà cung cấp và phần mềm hợp chuẩn
-
Sử dụng phần mềm của nhà cung cấp đã được tổng cục thuế cấp phép và có hệ thống đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo mật.
-
Đảm bảo phần mềm có khả năng kết nối và truyền dữ liệu chứng từ lên cổng thông tin thuế đúng định dạng XML và đúng thời hạn.
-
Tránh tự ý thiết kế hoặc sử dụng phần mềm không rõ nguồn gốc, vì chứng từ có thể không được chấp nhận.
Đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác tuyệt đối
-
Kiểm tra kỹ mã số thuế cá nhân (MST), tên và số tiền thuế đã khấu trừ, thông tin phải khớp với dữ liệu quyết toán thuế của doanh nghiệp.
-
Sai sót MST sẽ khiến người lao động không thể sử dụng chứng từ để quyết toán.
-
Hệ thống cần có cơ chế kiểm soát chéo dữ liệu trước khi ký số và phát hành.
Lưu trữ và tra cứu chứng từ
-
Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ an toàn dữ liệu điện tử trong thời gian quy định (thường là 10 năm), đảm bảo tính toàn vẹn và không bị sửa đổi.
-
Thông báo rõ ràng cho người lao động về phương thức và đường dẫn để họ tự tra cứu, tải về chứng từ khấu trừ TNCN điện tử bất kỳ lúc nào.
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.
Số Điện Thoại: 0768619462
Website: https://accprovn.com/
Chat Facebook
Gọi ngay