Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót luôn là một trong những nghiệp vụ kế toán đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Nghị định 70/2025/NĐ-CP có những thay đổi và điểm mới quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm bắt để thực hiện đúng. Bài viết này của ACC PRO sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định mới.
1. Những sai sót thường gặp khi xử lý hóa đơn điện tử
Mặc dù quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót đã có những thay đổi quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (áp dụng từ 01/6/2025), việc mắc lỗi trong quá trình lập và phát hành hóa đơn vẫn là điều khó tránh khỏi. Nhận diện sớm các lỗi này giúp doanh nghiệp có biện pháp khắc phục kịp thời và hiệu quả. Dưới đây là những sai sót phổ biến:
1.1. Sai sót liên quan đến thông tin người mua
Đây là nhóm lỗi rất hay gặp, bao gồm:
-
Sai tên hoặc địa chỉ người mua: Lỗi này thường xuất phát từ việc nhập liệu nhầm lẫn hoặc thiếu sót thông tin. Theo quy định mới, nếu sai sót chỉ dừng lại ở tên hoặc địa chỉ mà mã số thuế của người mua vẫn chính xác, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không bắt buộc phải lập lại hóa đơn.
-
Sai mã số thuế của người mua: Đây được xem là một sai sót nghiêm trọng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy trình được hướng dẫn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
1.2. Sai sót về thông tin hàng hóa, dịch vụ
Các lỗi cụ thể thường gặp bao gồm:
-
Sai tên hàng hóa, dịch vụ, quy cách, chất lượng: Nguyên nhân có thể do nhập liệu không chính xác hoặc do có sự thay đổi thông tin giao dịch vào thời điểm cuối mà chưa kịp cập nhật lên hóa đơn.
-
Sai số lượng, đơn giá, dẫn đến sai thành tiền: Lỗi này thường do sơ suất trong quá trình nhập liệu hoặc tính toán, làm cho các số liệu trên hóa đơn không khớp với giao dịch thực tế.
1.3. Sai sót về thuế suất và tiền thuế
Một lỗi khá phổ biến là áp dụng không đúng thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT) cho từng loại hàng hóa, dịch vụ cụ thể, hoặc tính toán sai số tiền thuế phải nộp, dẫn đến chênh lệch số liệu.
1.4. Lỗi về hình thức và quy trình xử lý
Ngay cả khi đã nắm được quy trình, doanh nghiệp vẫn có thể mắc phải các lỗi hình thức như:
-
Thiếu ghi chú trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, một yêu cầu bắt buộc là phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Việc bỏ sót ghi chú này khiến hóa đơn không hợp lệ.
-
Bỏ qua việc lập văn bản thỏa thuận: Đối với các trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn có các sai sót quan trọng (như sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất…), việc lập văn bản thỏa thuận với người mua (nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp) là yêu cầu bắt buộc. Nhiều doanh nghiệp còn bỏ qua bước này.
1.5. Lỗi trong quá trình gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế
Sai sót này có thể là không gửi dữ liệu, gửi dữ liệu không đầy đủ, hoặc gửi sai dữ liệu hóa đơn điện tử lên hệ thống của cơ quan thuế. Điều này dẫn đến việc hóa đơn không được ghi nhận hoặc ghi nhận không chính xác, ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn.
1.6. Sai sót khi xử lý đồng thời nhiều hóa đơn bị lỗi
Theo quy định mới, doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn bị sai của cùng một người mua trong cùng một tháng. Tuy nhiên, một lỗi thường gặp là không lập bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai sót đính kèm theo hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung này, làm giảm tính minh bạch và gây khó khăn cho việc đối chiếu.
2. Cách xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025) mang đến những thay đổi quan trọng trong việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót, đáng chú ý nhất là việc bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Thay vào đó, quy trình sẽ tập trung vào việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:
2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót chưa gửi cho người mua
Nếu hóa đơn điện tử đã được lập, thậm chí đã được cấp mã của cơ quan thuế, nhưng chưa gửi cho người mua mà phát hiện sai sót:
-
Người bán không thực hiện việc hủy hóa đơn như trước đây.
-
Thay vào đó, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn thay thế này phải có đầy đủ thông tin chính xác và ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”.
-
Sau đó, người bán gửi hóa đơn thay thế này cho người mua. Dữ liệu hóa đơn thay thế cũng được gửi đến cơ quan thuế.
2.2. Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót
Đây là trường hợp phổ biến và có quy trình xử lý chi tiết hơn:
a. Sai sót chỉ về tên, địa chỉ người mua (nhưng mã số thuế người mua đúng, các nội dung khác đúng):
-
Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót này. Không cần lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.
-
Người bán gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được hướng dẫn áp dụng bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) đến cơ quan thuế.
-
Khi kê khai, các bên vẫn sử dụng hóa đơn đã lập và kê khai thông tin tên, địa chỉ đúng.
b. Sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:
-
Bước 1: Thỏa thuận giữa các bên:
-
Người bán và người mua (nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp) phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
-
Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán thông báo cho người mua (có thể qua email, tin nhắn hoặc đăng tải trên website).
-
-
Bước 2: Lựa chọn hình thức xử lý:
-
Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Áp dụng khi cần điều chỉnh một số nội dung trên hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…” và nêu rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm số lượng, giá bán, thuế suất…).
-
Lập hóa đơn điện tử thay thế: Áp dụng khi cần thay thế toàn bộ hóa đơn gốc. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”.
-
-
Bước 3: Gửi hóa đơn và dữ liệu:
-
Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế và gửi cho người mua.
-
Đồng thời, gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh/thay thế đến cơ quan thuế.
-
c. Trường hợp nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng tháng:
-
Doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc một hóa đơn điện tử thay thế duy nhất cho nhiều hóa đơn đã lập có sai sót đó, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai.
3. Lưu ý khi xử lý hóa đơn có sai sót
Để đảm bảo việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP được thực hiện đúng và tránh các rủi ro không đáng có, doanh nghiệp cần lưu ý:
-
Không còn thủ tục hủy hóa đơn: Kể từ 01/6/2025, mọi sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ không còn được xử lý bằng cách hủy. Thay vào đó, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng phương pháp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
-
Văn bản thỏa thuận là bắt buộc (đối với người mua là tổ chức/doanh nghiệp): Trong trường hợp hóa đơn có sai sót về các nội dung quan trọng (như mã số thuế, số tiền, thuế suất,…) và người mua, việc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót và phương án xử lý (điều chỉnh hay thay thế) giữa hai bên là điều kiện tiên quyết trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Văn bản này là bằng chứng pháp lý quan trọng cần được lưu trữ cẩn thận.
-
Thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Nên thực hiện ngay khi phát hiện sai sót để đảm bảo tính kịp thời của thông tin.
-
Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT: Việc gửi thông báo này đến cơ quan thuế là cần thiết trong nhiều trường hợp, kể cả khi cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo cho người bán.
-
Kê khai thuế chính xác: Việc kê khai thuế GTGT phải phản ánh đúng các hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đã lập.
-
Lưu trữ chứng từ: Toàn bộ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản thỏa thuận (nếu có), và các thông báo liên quan cần được lưu trữ khoa học, đầy đủ.
-
Cập nhật phần mềm: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được cập nhật để hỗ trợ các nghiệp vụ điều chỉnh, thay thế theo quy định mới.
4. Câu hỏi thường gặp
Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế như thế nào?
-
Hóa đơn điều chỉnh: Dùng khi cần sửa một hoặc một vài thông tin cụ thể trên hóa đơn gốc (ví dụ: điều chỉnh tăng/giảm số lượng, đơn giá, thuế suất). Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi rõ nội dung điều chỉnh cho hóa đơn gốc nào.
-
Hóa đơn thay thế: Dùng khi hóa đơn gốc có sai sót nghiêm trọng cần được thay thế hoàn toàn bằng một hóa đơn mới với nội dung chính xác. Hóa đơn thay thế sẽ ghi rõ việc nó thay thế cho hóa đơn gốc nào.
Lựa chọn giữa điều chỉnh hay thay thế tùy thuộc vào mức độ sai sót và thỏa thuận giữa người bán và người mua (nếu có).
Hóa đơn ghi sai tên công ty người mua có cần hủy không?
Không cần hủy hóa đơn. Từ 01/6/2025, nếu hóa đơn điện tử chỉ sai về tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế và các nội dung khác), người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hay hủy hóa đơn đã lập sai
Có được lập nhiều hóa đơn điều chỉnh cho cùng một hóa đơn sai sót không?
Được phép lập nhiều hóa đơn điều chỉnh cho cùng một hóa đơn gốc bị sai. Nếu phát hiện nhiều sai sót khác nhau trên cùng một hóa đơn gốc, doanh nghiệp có thể lập nhiều hóa đơn điều chỉnh, mỗi hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung và giá trị điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu đã áp dụng hình thức điều chỉnh thì các lần xử lý tiếp theo cũng phải tiếp tục sử dụng hình thức này, không chuyển sang thay thế và ngược lại.
Việc nắm vững và áp dụng chính xác cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và vận hành kế toán một cách trơn tru. Hy vọng ACC PRO đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích!
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.
- Địa Chỉ: 85 Đ. Số 5, KDC Vạn Phúc, Thủ Đức, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
- Số Điện Thoại: 0909475696
- Website: https://accprovn.com/
- Facebook: https://www.facebook.com/dichvuketoantrongoichodoanhnghiep
Chat Facebook
Gọi ngay