Mặc dù tiền lương, tiền công là thu nhập chịu thuế nhưng không phải khoản phụ cấp nào cũng bị tính vào. Việc phân loại và áp dụng đúng các khoản phụ cấp được trừ thuế TNCN, thuế BHXH theo luật mới là thách thức lớn của nhiều doanh nghiệp, bởi nếu sai sót sẽ dẫn đến truy thu thuế và bảo hiểm. Accpro sẽ giúp bạn gỡ rối, chỉ ra danh mục các khoản phụ cấp được loại trừ một cách hợp pháp, giúp tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.
Phân biệt rõ: Thuế TNCN và BHXH là hai quy định khác nhau
Mặc dù đều là các khoản khấu trừ bắt buộc trên tiền lương, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và Bảo hiểm xã hội (BHXH) có bản chất và mục đích hoàn toàn riêng biệt. Việc nhầm lẫn giữa hai khoản này thường dẫn đến sai sót trong hạch toán và tính toán lương Net.
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
Thuế TNCN là nghĩa vụ tài chính bắt buộc của cá nhân có thu nhập phải nộp vào ngân sách nhà nước. Nó là công cụ điều tiết thu nhập, đảm bảo công bằng xã hội. Cơ sở pháp lý điều chỉnh là Luật Thuế TNCN. Đối tượng phải nộp thuế là cá nhân có phát sinh thu nhập chịu thuế, không phân biệt người đó có tham gia BHXH hay không.
Thuế được tính theo biểu lũy tiến từng phần, áp dụng sau khi trừ các khoản giảm trừ (trong đó có cả BHXH bắt buộc). Mục đích chính là huy động nguồn thu cho Nhà nước.
Bảo hiểm xã hội (BHXH)
BHXH là một chính sách an sinh xã hội, một hình thức bảo hiểm được tổ chức bởi Nhà nước, nhằm bù đắp một phần thu nhập cho người lao động khi họ bị giảm hoặc mất khả năng lao động hoặc khi hết tuổi lao động (nghỉ hưu).
Khoản đóng góp BHXH bắt buộc (gồm BHXH, BHYT, BHTN) là sự đóng góp có đi có lại, mang tính chất tích lũy. Số tiền này sẽ được dùng để chi trả cho các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp và lương hưu của chính người lao động. Căn cứ tính toán được quy định chi tiết trong Luật Bảo hiểm xã hội.
Danh sách các khoản phụ cấp, trợ cấp không tính thuế TNCN
Việc phân loại đúng các khoản phụ cấp là chìa khóa để xác định chính xác thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Dưới đây là các khoản phụ cấp thường gặp được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế:
Phụ cấp độc hại, nguy hiểm
Phụ cấp độc hại, nguy hiểm là khoản tiền được trả cho người lao động làm việc trong những ngành nghề, môi trường có yếu tố độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc theo quy định của pháp luật. Khoản phụ cấp này có mục đích bù đắp sự hao tổn về sức khỏe, tinh thần do điều kiện lao động khắc nghiệt gây ra.
Do đó, theo quy định hiện hành, khoản phụ cấp độc hại, nguy hiểm sẽ được loại trừ hoàn toàn, tức là không phải chịu thuế TNCN. Doanh nghiệp cần căn cứ vào danh mục nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành để xác định đúng đối tượng áp dụng. Việc chi trả khoản phụ cấp này phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của công ty.
Phụ cấp ăn trưa, ăn ca
Phụ cấp ăn trưa (hay ăn giữa ca) là một khoản phúc lợi được miễn thuế TNCN nhưng có điều kiện cụ thể. Khoản tiền này sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế trong hai trường hợp: Thứ nhất, người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn trực tiếp, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn cho người lao động. Thứ hai, trường hợp người sử dụng lao động chi tiền mặt trực tiếp cho người lao động thì mức chi tối đa được miễn thuế là 730.000 đồng/người/tháng (theo quy định hiện hành).
Nếu công ty chi trả bằng tiền mặt vượt quá mức 730.000 đồng/người/tháng thì phần vượt quá sẽ bị tính thuế TNCN. Doanh nghiệp cần lưu ý giới hạn mức chi này khi áp dụng các khoản phụ cấp được trừ thuế TNCN, thuế BHXH theo luật mới để tránh bị truy thu thuế.
Phụ cấp trang phục
Phụ cấp trang phục cũng là một khoản chi phí được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế TNCN nhưng có sự khác biệt giữa chi bằng hiện vật và chi bằng tiền. Nếu doanh nghiệp cấp trang phục cho người lao động bằng hiện vật (như đồng phục, áo bảo hộ, v.v.), khoản chi phí này sẽ được miễn thuế TNCN toàn bộ mà không bị giới hạn về mức tiền.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi bằng tiền mặt, khoản chi này chỉ được miễn thuế trong giới hạn 5.000.000 đồng/người/năm. Phần chi vượt quá 5 triệu đồng/người/năm sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Để đảm bảo tính hợp lý, các khoản chi trang phục bằng tiền mặt hoặc hiện vật đều cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế.
Phụ cấp điện thoại
Phụ cấp tiền điện thoại được xếp vào nhóm khoản khoán chi, tức là khoản chi phí mà doanh nghiệp khoán cho người lao động để phục vụ công việc. Khoản khoán chi tiền điện thoại sẽ không tính thuế TNCN nếu nó đáp ứng hai điều kiện quan trọng:
Thứ nhất, khoản chi này phải được quy định rõ ràng về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các văn bản pháp lý nội bộ của doanh nghiệp (như Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính).
Thứ hai, mức khoán chi phải phù hợp và không vượt quá mức được phép tính vào chi phí được trừ khi xác định Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) của công ty. Nếu doanh nghiệp chi tiền điện thoại vượt mức khoán chi đã quy định, phần vượt quá đó sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.
Các khoản trợ cấp theo Luật Lao động và Luật BHXH
Đây là nhóm trợ cấp được miễn thuế TNCN hoàn toàn do mang tính chất an sinh xã hội hoặc bù đắp tổn thất. Các khoản này bao gồm: Trợ cấp thôi việc, mất việc làm, trợ cấp thất nghiệp theo quy định của Bộ luật Lao động.
Đặc biệt là các khoản trợ cấp liên quan đến BHXH như: Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi; các mức hưởng chế độ thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau thai sản; trợ cấp do suy giảm khả năng lao động; và trợ cấp hưu trí một lần, tiền tuất hàng tháng. Việc miễn thuế này là hợp lý vì bản chất của các khoản này không phải là thu nhập từ lao động.
Các khoản phụ cấp, trợ cấp đặc thù khác
Ngoài các khoản trên, còn có một số các khoản phụ cấp được trừ thuế TNCN, thuế BHXH theo luật mới mang tính đặc thù cao được miễn thuế TNCN. Ví dụ điển hình bao gồm: Phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút (áp dụng cho người làm việc tại vùng kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn), phụ cấp quốc phòng, an ninh và các khoản trợ cấp đối với lực lượng vũ trang.
Ngoài ra, tiền thưởng kèm theo các danh hiệu thi đua, giải thưởng quốc gia, quốc tế được Nhà nước công nhận hoặc tiền thưởng về cải tiến kỹ thuật, sáng chế, phát minh cũng được loại trừ. Các khoản miễn trừ này phải được quy định cụ thể bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tuân thủ đúng quy định của Luật Thuế TNCN.
Danh sách các khoản thu nhập không phải đóng BHXH
Để xác định chính xác mức đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, doanh nghiệp cần phân loại rõ đâu là tiền lương, phụ cấp lương (phải đóng BHXH) và đâu là các khoản phúc lợi, hỗ trợ khác (không phải đóng BHXH). Việc loại trừ đúng các khoản này giúp tối ưu chi phí cho cả người lao động và công ty.
Tiền thưởng
Tiền thưởng theo quy định của Bộ luật Lao động (căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh hàng năm và mức độ hoàn thành công việc) và tiền thưởng sáng kiến được xác định là các khoản phúc lợi khác, không mang tính chất tiền lương cố định.
Do đó, các khoản tiền thưởng không phải đóng BHXH. Điều quan trọng là các khoản này cần được tách bạch rõ ràng, không gộp chung vào tiền lương hay phụ cấp lương. Tương tự, các khoản thưởng như lương tháng 13, thưởng năng suất theo quý hoặc thưởng đột xuất dựa trên thành tích cá nhân cũng thuộc diện này, giúp giảm gánh nặng đóng góp vào quỹ bảo hiểm cho cả hai bên.
Tiền ăn giữa ca
Tiền ăn giữa ca (hay ăn trưa) được xem là một chế độ phúc lợi thiết yếu mà người sử dụng lao động cung cấp để hỗ trợ đời sống cho nhân viên, chứ không phải là thu nhập từ công việc. Vì vậy, tiền ăn giữa ca thuộc danh sách các khoản thu nhập không phải đóng BHXH bắt buộc.
Dù công ty chi trả dưới hình thức trực tiếp tổ chức bữa ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn hay chi tiền mặt cho người lao động, khoản chi này đều không làm căn cứ để tính đóng BHXH. Quy định này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc chăm sóc nhân viên mà không làm tăng chi phí đóng bảo hiểm.
Các khoản hỗ trợ
Đây là nhóm khoản hỗ trợ, trợ cấp mang tính chất phúc lợi, không gắn với quá trình làm việc và kết quả công việc. Để không phải đóng BHXH, các khoản này bắt buộc phải được ghi thành mục riêng biệt trong Hợp đồng lao động.
Các khoản hỗ trợ tiêu biểu bao gồm: Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở; tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ hiếu hỉ (khi người lao động hoặc thân nhân kết hôn/qua đời); trợ cấp khó khăn đột xuất do tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp; và chi tiền nhân dịp sinh nhật của người lao động. Việc tách riêng các khoản hỗ trợ này khỏi lương cơ bản là cơ sở pháp lý để loại trừ chúng khỏi tiền lương đóng BHXH.
Lưu ý quan trọng đối với Doanh nghiệp và Người lao động
Lưu ý quan trọng đối với Doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến việc xây dựng cơ cấu trả lương sao cho tuân thủ đúng luật và tối ưu hóa chi phí. Khoản tiền lương chính và các loại phụ cấp mang tính cố định (phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, thâm niên) phải được tính vào căn cứ đóng BHXH bắt buộc và chịu thuế TNCN theo quy định.
Để loại trừ các khoản chi phí phúc lợi khỏi căn cứ đóng BHXH và khỏi thu nhập chịu thuế TNCN, doanh nghiệp phải thực hiện nguyên tắc tách bạch rõ ràng. Cụ thể, các khoản hỗ trợ như tiền xăng xe, điện thoại, tiền ăn giữa ca, tiền nhà ở và các khoản hỗ trợ hiếu hỉ, sinh nhật phải được ghi thành mục riêng biệt, không gộp chung vào tiền lương hoặc phụ cấp lương.
Đồng thời, các khoản này cần được quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính nội bộ. Việc không minh bạch hoặc gộp chung sẽ dẫn đến rủi ro bị cơ quan BHXH và Thuế truy thu. Đây là lưu ý cho doanh nghiệp về thuế TNCN và BHXH cần phải nắm rõ.
Lưu ý quan trọng đối với Người lao động
Người lao động cần chủ động tìm hiểu và kiểm tra các khoản thu nhập của mình để đảm bảo quyền lợi cá nhân. Khi ký kết Hợp đồng lao động, cần xác định rõ những khoản nào là lương và phụ cấp lương (dùng để đóng BHXH) và những khoản nào là hỗ trợ phúc lợi (không đóng BHXH).
Việc các khoản phúc lợi không đóng BHXH giúp người lao động giảm số tiền đóng hàng tháng nhưng đồng nghĩa với việc mức lương làm căn cứ tính hưởng các chế độ BHXH (như lương hưu, thai sản, ốm đau) cũng sẽ thấp hơn.
Do đó, người lao động cần cân nhắc giữa việc tối ưu hóa thu nhập nhận về hàng tháng và việc đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội lâu dài. Hơn nữa, cần theo dõi sát sao việc kê khai và quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp để đảm bảo không bị thiếu sót hoặc bị truy thu thuế do kê khai sai thu nhập. Nắm rõ các khoản phụ cấp được trừ thuế TNCN, thuế BHXH theo luật mới sẽ giúp người lao động bảo vệ tài chính của mình.
Nhìn chung, việc phân biệt chính xác đâu là khoản lương, phụ cấp phải đóng BHXH và chịu thuế TNCN, đâu là khoản hỗ trợ phúc lợi được miễn trừ là điều kiện tiên quyết cho mọi doanh nghiệp và người lao động. Nắm vững các khoản phụ cấp được trừ thuế TNCN, thuế BHXH theo luật mới không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho nhân viên. Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ rà soát cơ cấu chi phí lao động để áp dụng hiệu quả nhất các quy định về phụ cấp và trợ cấp, vui lòng liên hệ với Accpro để được hỗ trợ tốt nhất.
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.
Số Điện Thoại: 0768619462
Website: https://accprovn.com/
Chat Facebook
Gọi ngay