Quy định chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử của người bán & người mua

Chữ ký điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Để đảm bảo tính minh bạch và tránh các tranh chấp có thể xảy ra, việc quy định rõ ràng về chữ ký điện tử của cả người bán và người mua là điều cần thiết. Bài viết này ACC PRO sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định hiện hành liên quan đến chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử, từ đó giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện đúng các quy định của pháp luật.

Chữ ký điện tử trên hóa đơn là gì?

Chữ ký điện tử trên hóa đơn là một dạng chữ ký được tạo ra dưới dạng điện tử, nhằm xác nhận danh tính của người ký và tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn. Theo Điều 21 của Luật Giao dịch điện tử, chữ ký điện tử được định nghĩa là một chuỗi ký tự, số hoặc ký hiệu được gắn liền với thông điệp dữ liệu, giúp xác minh người ký và chứng minh sự đồng ý của họ đối với nội dung của hóa đơn. Chữ ký điện tử trên hóa đơn có thể được tạo ra bằng nhiều phương thức khác nhau, bao gồm việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc chữ ký số. Đặc biệt, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bắt buộc phải có chữ ký điện tử để đảm bảo tính hợp pháp và được công nhận trong các giao dịch thương mại.

Quy định về chữ ký điện tử trên hóa đơn

Việc sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn đã được quy định cụ thể trong Luật Giao dịch điện tử 2005, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Theo đó, chữ ký điện tử được chấp nhận trên hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Được tạo ra bởi người có thẩm quyền: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
Đảm bảo tính toàn vẹn: Chữ ký phải gắn liền với nội dung hóa đơn, bất kỳ thay đổi nào sau khi ký đều bị phát hiện.
Đảm bảo tính bảo mật: Chữ ký chỉ được tạo ra và xác minh bằng thông tin riêng của người ký.

Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số trên hóa đơn

Mặc dù chữ ký điện tử và chữ ký số thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng. Chữ ký điện tử là một thuật ngữ tổng quát, bao gồm tất cả các hình thức chữ ký được tạo ra bằng phương tiện điện tử, trong khi chữ ký số là một dạng cụ thể của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng cách sử dụng các thuật toán mã hóa.

Tiêu chí	Chữ ký điện tử	Chữ ký số
Khái niệm	Hình thức thể hiện sự đồng ý của người ký trên hóa đơn điện tử.	Dạng nâng cao của chữ ký điện tử, dùng công nghệ mã hóa bất đối xứng.
Công nghệ	Đa dạng: mật khẩu, mã OTP, hình ảnh chữ ký số hóa,…	Sử dụng cặp khóa: khóa bí mật và khóa công khai.
Độ bảo mật	Thấp hơn, dễ bị giả mạo.	Cao hơn, khó bị giả mạo, đảm bảo tính toàn vẹn.
Chứng thư số	Không bắt buộc.	Bắt buộc phải có, do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực cấp.
Giá trị pháp lý	Tương đương chữ ký tay nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.	Tương đương chữ ký tay, có giá trị chứng cứ cao hơn trước pháp luật.
Chi phí	Thấp hơn.	Cao hơn.

Trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số

Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, không phải tất cả các loại hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số. Có một số trường hợp ngoại lệ, cụ thể:

Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: Loại hóa đơn này không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.
Hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng ở nước ngoài: Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng ở nước ngoài có thể không yêu cầu chữ ký số của người mua.

Tuy nhiên, việc không bắt buộc có chữ ký số không đồng nghĩa với việc hóa đơn điện tử đó không có giá trị pháp lý. Các loại hóa đơn này vẫn phải đảm bảo các yếu tố khác để được công nhận là hóa đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật.

Cách ký số trên hóa đơn điện tử

Để ký số trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín và đăng ký sử dụng chữ ký số.
Bước 2: Cài đặt phần mềm/ứng dụng chữ ký số: Cài đặt phần mềm hoặc ứng dụng được cung cấp bởi nhà cung cấp trên máy tính hoặc thiết bị di động.
Bước 3: Tạo và ký số lên hóa đơn: Sau khi lập hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn, bạn có thể sử dụng phần mềm/ứng dụng chữ ký số để ký số lên hóa đơn theo hướng dẫn.

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn

Việc sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người bán và người mua, bao gồm:

Đảm bảo tính pháp lý: Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trên hóa đơn giấy, giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
Nâng cao tính bảo mật: Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử, ngăn chặn việc giả mạo, sửa đổi thông tin sau khi đã phát hành.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.
Nâng cao hiệu quả hoạt động: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn

Trách nhiệm pháp lý liên quan đến chữ ký điện tử trên hóa đơn

Theo Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, chữ ký điện tử trên hóa đơn được coi là hợp pháp và có giá trị tương đương với chữ ký tay truyền thống. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn phải tuân thủ các quy định pháp luật về chữ ký số, đảm bảo tính chính xác, trung thực và an toàn thông tin.

Trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn bao gồm:

Đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số với nhà cung cấp được cấp phép.
Quản lý và bảo mật khóa bí mật của chữ ký số, không được tiết lộ cho bất kỳ bên thứ ba nào.
Sử dụng chữ ký số đúng mục đích, không được sử dụng vào các hoạt động vi phạm pháp luật.
Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn điện tử đã được ký số.

Dịch vụ chữ ký số cho hóa đơn điện tử

Để ký số lên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lựa chọn dịch vụ chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Một số nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số phổ biến tại Việt Nam bao gồm VNPT-CA, FPT-CA,…

Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí:

Uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp.
Chất lượng dịch vụ, khả năng hỗ trợ kỹ thuật.
Giá cả và chính sách hậu mãi.

Phần mềm hỗ trợ chữ ký số hóa đơn

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ ký số hóa đơn điện tử, tích hợp trực tiếp vào phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn của doanh nghiệp.

Các phần mềm này thường cung cấp các tính năng:

Tạo và ký số lên hóa đơn điện tử.
Kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn.
Quản lý hóa đơn điện tử đã ký số.
Kết nối với cơ quan thuế để khai báo và nộp thuế điện tử.

Một số phần mềm hỗ trợ chữ ký số hóa đơn điện tử phổ biến:

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Các phần mềm kế toán phổ biến như FAST, MISA, Bravo,… cũng tích hợp tính năng ký số hóa đơn điện tử.

Chữ ký điện tử được pháp luật công nhận có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay, mang đến sự an tâm cho doanh nghiệp. Với các giải pháp bảo mật hàng đầu, ACC PRO đảm bảo tính bảo mật và xác thực cao cho mọi giao dịch sử dụng chữ ký điện tử, giúp bạn yên tâm thực hiện các giao dịch quan trọng.

Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:

Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.

Địa Chỉ: 85 Đ. Số 5, KDC Vạn Phúc, Thủ Đức, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
Số Điện Thoại: 0909475696
Website: https://accprovn.com/
Facebook: https://www.facebook.com/dichvuketoantrongoichodoanhnghiep