Hóa đơn (Invoice) là gì? Nội dung, Hình thức & Quy định Pháp luật

Hóa đơn (Invoice) là tài liệu ghi nhận chi tiết các khoản thanh toán giữa người bán và người mua. Việc hiểu rõ nội dung, hình thức cũng như các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn là điều cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ trong hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, ACC PRO sẽ cùng tìm hiểu kỹ hơn về hóa đơn và những yếu tố cần lưu ý.

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là chứng từ do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn có vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại như một chứng từ pháp lý quan trọng để xác nhận việc mua bán, chuyển giao hàng hóa đã diễn ra, là căn cứ để xác định quyền sở hữu hàng hóa hợp pháp.

Hóa đơn bao gồm các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng số tiền và các thông tin liên quan đến người mua và người bán.

Các loại hóa đơn

Hóa đơn được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng chủ yếu dựa vào mục đích sử dụng và hình thức. Dưới đây là một số loại hóa đơn phổ biến:

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT invoice) là một loại chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, theo quy định của pháp luật. Nó chứa đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, cùng với số tiền thuế giá trị gia tăng (VAT) phải nộp

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn được sử dụng bởi các doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các doanh nghiệp trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Hóa đơn bán hàng có các mục đích chính như: làm bằng chứng giao dịch, cơ sở để hạch toán doanh thu, quản lý kho, đối chiếu công nợ và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Nội dung của hóa đơn bán hàng bao gồm các thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng số tiền, ngày lập hóa đơn và một số nội dung khác theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn khác

Bao gồm như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Nội dung của hóa đơn

Nội dung bắt buộc

Tên hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu mẫu số hóa đơn
Số hóa đơn
Tên liên hóa đơn (áp dụng đối với hóa đơn có liên)
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ
Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng
Thuế suất thuế giá trị gia tăng
Số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng
Tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng
Chữ ký của người bán (hoặc chữ ký số của người bán đối với hóa đơn điện tử)
Thời điểm lập hóa đơn
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn giấy
Chữ ký của người mua
Dấu người bán

Nội dung tùy chọn

Ngoài các nội dung bắt buộc, hóa đơn có thể bao gồm một số nội dung tùy chọn như:

Biểu trưng, logo, hình ảnh: Thể hiện thương hiệu, nhãn hiệu của người bán.
Thông tin về hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển: Liên kết hóa đơn với các thông tin khác về giao dịch.
Mã khách hàng, mã hàng hóa, dịch vụ: Phục vụ cho việc quản lý nội bộ của người bán.
Các thông tin khác phục vụ hoạt động kinh doanh: Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

Hình thức của hóa đơn

Dưới đây là ba hình thức hóa đơn phổ biến hiện nay: hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in.

Hóa đơn tự in

Là hóa đơn do các doanh nghiệp tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hóa đơn điện tử

Tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành

Hóa đơn đặt in

Là hóa đơn do các doanh nghiệp đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các doanh nghiệp

Quy định pháp luật về hóa đơn

Việt Nam có bộ luật thuế và các văn bản hướng dẫn chi tiết quy định về hóa đơn. Các quy định này liên tục được cập nhật để phù hợp với thực tiễn kinh doanh và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

Nội dung bắt buộc: Hóa đơn phải bao gồm đầy đủ các thông tin như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất, số tiền thuế; ngày lập hóa đơn, số hiệu hóa đơn, chữ ký hoặc dấu của người lập hóa đơn.
Hình thức hóa đơn: Hóa đơn có thể được lập dưới dạng giấy hoặc điện tử. Hóa đơn điện tử đang được khuyến khích sử dụng rộng rãi nhờ những ưu điểm như: tiết kiệm chi phí, nhanh chóng, bảo mật.
Lưu trữ hóa đơn: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn trong một thời gian nhất định theo quy định của pháp luật để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra.

Cách lập hóa đơn

Việc lập hóa đơn tưởng chừng đơn giản nhưng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định. Dưới đây là các bước cơ bản khi lập hóa đơn:

Xác định thông tin:

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là thu thập đầy đủ và chính xác thông tin về các bên liên quan, bao gồm:

Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Các yếu tố liên quan khác: Thuế suất, số tiền thuế, hình thức thanh toán, điều kiện giao hàng (đặc biệt là trong hóa đơn thương mại quốc tế).

Lựa chọn hình thức

Hiện nay, có hai hình thức hóa đơn phổ biến là hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Hóa đơn giấy: Bao gồm hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in.
Hóa đơn điện tử: Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Việc lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp phụ thuộc vào quy mô, đặc thù của doanh nghiệp, cũng như thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Điền đầy đủ thông tin

Sau khi đã xác định được hình thức hóa đơn, bước tiếp theo là điền đầy đủ và chính xác các thông tin đã thu thập được vào các ô tương ứng trên hóa đơn.

Kiểm tra lại

Đây là bước không thể thiếu trước khi ký hoặc xác nhận hóa đơn. Cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót có thể xảy ra.

Lưu trữ

Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải lưu trữ hóa đơn trong một thời gian nhất định theo quy định của pháp luật. Việc lưu trữ hóa đơn đầy đủ và khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu khi cần thiết, cũng như phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan chức năng.

Phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập, gửi, và quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được lập bằng phương tiện điện tử và có thể được gửi trực tiếp đến người mua qua email hoặc các phương thức điện tử khác. Phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát hóa đơn.

Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay thường được tích hợp nhiều tính năng như tự động lập hóa đơn, gửi hóa đơn qua email, quản lý dữ liệu khách hàng, và hỗ trợ kê khai thuế. Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và quy mô hoạt động của mình, đồng thời đảm bảo rằng phần mềm đó đã được cấp phép sử dụng theo quy định của cơ quan thuế.

Hóa đơn là gì? Đây là chứng từ quan trọng, ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ, đồng thời là công cụ quản lý tài chính hiệu quả theo quy định pháp luật. Việc hiểu rõ và tuân thủ quy định về hóa đơn giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch và chuyên nghiệp. Với ACC PRO, chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn và triển khai các giải pháp hóa đơn hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tuân thủ pháp luật.

Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:

Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.

Địa Chỉ: 85 Đ. Số 5, KDC Vạn Phúc, Thủ Đức, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
Số Điện Thoại: 0909475696
Website: https://accprovn.com/
Facebook: https://www.facebook.com/dichvuketoantrongoichodoanhnghiep