Hóa đơn điện tử đã là chứng từ điện tử được sử dụng để ghi nhận đầy đủ thông tin về một giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Áp dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tính chính xác, quản lý thông tin. Bài viết này ACC PRO sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về hóa đơn điện tử, bao gồm lợi ích, phân loại, quy định pháp luật và hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là chứng từ điện tử được sử dụng để ghi nhận đầy đủ thông tin về một giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nghị định này quy định hóa đơn được thể hiện dưới hai hình thức là hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn điện tử được phân loại thành ba loại chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường tính bảo mật.
Lợi ích của hóa đơn điện tử
Việc ứng dụng hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần tốn chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.
- Tiết kiệm thời gian: Quy trình lập, phát hành, gửi hóa đơn điện tử được thực hiện nhanh chóng, tự động, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.
- Dễ dàng quản lý: Hóa đơn điện tử được lưu trữ tập trung trên hệ thống điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo.
- Nâng cao tính bảo mật: Hóa đơn điện tử được bảo mật bằng chữ ký điện tử và mã xác thực, đảm bảo tính toàn vẹn, không bị sửa đổi.
- Góp phần bảo vệ môi trường: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu lượng giấy in, góp phần bảo vệ môi trường.
Chính vì những lợi ích vượt trội trên, hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, góp phần thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số quốc gia.
Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không mã
Có hai loại HĐĐT chính là HĐĐT có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không mã của cơ quan thuế:
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng gửi cho người mua. Mã này bao gồm số giao dịch, mã cơ quan thuế và mã định danh của HĐĐT.
- HĐĐT không mã của cơ quan thuế: Do tổ chức, cá nhân bán hàng tự khởi tạo, không cần cấp mã từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, HĐĐT này vẫn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định.
Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử
Để tạo hành lang pháp lý cho hoạt động ứng dụng hóa đơn điện tử, Nhà nước ban hành nhiều văn bản pháp luật quan trọng, trong đó phải kể đến:
Luật Giao dịch điện tử
Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, ban hành ngày 29/11/2005, thực sự là văn bản nền tảng cho hoạt động giao dịch điện tử tại Việt Nam. Luật này có hiệu lực từ ngày 01/03/2006 và đã được thay thế bởi Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.
Thông tư 32/2011/TT-BTC
Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính quy định chi tiết về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực. Văn bản này quy định rõ các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình lập, gửi, nhận, lưu trữ hóa đơn điện tử có mã, đồng thời nêu rõ trách nhiệm của các bên tham gia.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung và thay thế một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng. Nghị định này có nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử, đặc biệt là việc áp dụng hóa đơn điện tử không mã số cho một số loại hình giao dịch. Nghị định này cũng quy định rõ ràng về các trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử và các hình thức thanh toán khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Cách lập hóa đơn điện tử
Để lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo từng bước cụ thể:
- Bước 1: doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Bước 2: Sau khi được cấp mã số, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để lập hóa đơn. Việc lập hóa đơn điện tử thường bao gồm các bước như nhập thông tin người mua, chi tiết hàng hóa, dịch vụ, giá cả và thuế GTGT.
- Bước 3: Cuối cùng, hóa đơn cần được ký số để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật thông tin. Hóa đơn điện tử sau khi được lập sẽ được gửi tới người mua và đồng thời lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc lập và quản lý HĐĐT. Hiện nay, có nhiều phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường như MISA meInvoice, VIN-HOADON, và E-invoice. Các phần mềm này thường được cập nhật theo các quy định mới của pháp luật, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử.
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, không thể tránh khỏi những sai sót xảy ra. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xử lý kịp thờ:
Trường hợp 1: Đầu tiên, nếu hóa đơn chưa được gửi đi, người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên phần mềm.
Trường hợp 2: Trong trường hợp hóa đơn đã được gửi và có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để sửa đổi thông tin sai sót.
này phải được thực hiện theo đúng quy trình quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hàng hóa có quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi chỉ được thực hiện một lần cho mỗi hóa đơn điện tử. Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi phải đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức.
Hóa đơn điện tử là tập hợp dữ liệu điện tử chứa thông tin giao dịch mua bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định. Thay thế hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tuân thủ pháp luật. ACC PRO, với giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu, đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, tối ưu hiệu quả kinh doanh.
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.
- Địa Chỉ: 85 Đ. Số 5, KDC Vạn Phúc, Thủ Đức, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
- Số Điện Thoại: 0909475696
- Website: https://accprovn.com/
- Facebook: https://www.facebook.com/dichvuketoantrongoichodoanhnghiep
Chat Facebook
Gọi ngay