Hóa đơn đầu vào sai thuế suất là một vấn đề phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải trong quá trình kê khai thuế. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế mà còn có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Trong bài viết này, ACC PRO chia sẻ các quy định liên quan đến hóa đơn đầu vào sai thuế suất, cách xử lý hiệu quả và những rủi ro mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt nếu không kịp thời khắc phục tình trạng này.
Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào hay còn được gọi là hóa đơn mua hàng, là chứng từ kế toán do người bán lập và gửi cho người mua khi diễn ra hoạt động mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Hóa đơn đầu vào đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, là bằng chứng hợp pháp để người mua chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ, từ đó thực hiện hạch toán các chi phí, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT) và thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Hóa đơn đầu vào thường đi kèm với các chứng từ khác như phiếu nhập kho, biên bản thanh lý hợp đồng, hợp đồng mua bán,… để cung cấp đầy đủ thông tin về giao dịch.
Cách xử lý hóa đơn đầu vào sai thuế suất
Hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất là một tình huống thường gặp trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xử lý chính xác và kịp thời sai sót này là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Tùy thuộc vào tình trạng hoạt động của người bán, có hai trường hợp xử lý chính:
Trường hợp người bán còn hoạt động
Khi phát hiện hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất, doanh nghiệp (người mua) cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Xác định sai sót về thuế suất: Doanh nghiệp cần xác định rõ thuế suất ghi trên hóa đơn sai lệch so với thuế suất thực tế của hàng hóa, dịch vụ như thế nào (tăng hay giảm).
Bước 2: Thông báo cho người bán: Thông báo cho người bán (bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ) về sai sót trên hóa đơn và phối hợp để thống nhất phương án xử lý. Hai bên có thể lập biên bản thỏa thuận để làm căn cứ cho việc xử lý sai sót.
Bước 3: Người bán xử lý sai sót: Dựa trên thỏa thuận, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn sai thuế suất. Người bán cần ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan thuế cấp mã (đối với hóa đơn có mã) trước khi gửi cho người mua.
Bước 4: Người mua nhận hóa đơn mới: Người mua nhận hóa đơn mới (hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế), kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin, đặc biệt là thuế suất, để đảm bảo tính chính xác.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn: Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ hóa đơn đầu vào mới cùng với hóa đơn gốc, biên bản thỏa thuận (nếu có) và các chứng từ liên quan theo quy định.
Trường hợp người bán ngừng hoạt động
Trong trường hợp người bán đã ngừng hoạt động hoặc giải thể, việc liên hệ để điều chỉnh hóa đơn sẽ gặp khó khăn. Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Báo cáo với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần báo cáo với cơ quan thuế về tình hình hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất, đồng thời cung cấp đầy đủ hóa đơn gốc và các chứng từ liên quan.
- Bước 2: Xử lý theo hướng dẫn của cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần tuân thủ theo hướng dẫn của cơ quan thuế để xử lý hóa đơn sai sót. Trường hợp gặp vướng mắc, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ.
Bên cạnh việc nắm rõ quy trình xử lý, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp phòng ngừa như kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn đầu vào trước khi nhận hàng, yêu cầu người bán xuất hóa đơn đúng quy định,… để hạn chế tối đa rủi ro phát sinh từ hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất.
Rủi ro khi hóa đơn đầu vào sai thuế suất
Hóa đơn đầu vào là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kế toán và thuế, vì vậy việc hóa đơn đầu vào bị sai thuế suất có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, bao gồm:
Rủi ro về thuế
- Tăng thuế phải nộp: Khi thuế suất ghi trên hóa đơn đầu vào cao hơn thuế suất thực tế của hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế nhiều hơn so với quy định.
- Gặp rủi ro trong thanh tra thuế: Hóa đơn đầu vào sai thuế suất có thể bị cơ quan thuế xem xét là hành vi gian lận thuế, dẫn đến bị phạt hành chính, truy thu thuế.
Rủi ro về kế toán
- Khấu trừ thuế VAT sai lệch: Hóa đơn đầu vào sai thuế suất dẫn đến việc kê khai, khấu trừ thuế VAT không chính xác, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
- Hạch toán chi phí không chính xác: Hóa đơn đầu vào là căn cứ để hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm và xác định lợi nhuận. Sai thuế suất trên hóa đơn đầu vào sẽ làm sai lệch các chỉ số tài chính quan trọng của doanh nghiệp.
Rủi ro pháp lý
- Rủi ro trong tranh chấp: Khi xảy ra tranh chấp với người bán hoặc cơ quan thuế, hóa đơn đầu vào là một trong những bằng chứng quan trọng. Hóa đơn sai thuế suất có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp trong quá trình giải quyết tranh chấp.
- Bị xử phạt hành chính: Sử dụng hóa đơn đầu vào sai thuế suất có thể bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng, bị truy thu thuế.
Vì vậy, để đảm bảo quyền lợi và tránh các rủi ro tiềm ẩn, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn đầu vào trước khi nhận hàng hóa, dịch vụ.8 Trường hợp phát hiện sai sót, cần thông báo ngay cho người bán để được điều chỉnh, xử lý kịp thời theo quy định của pháp luật.
Quy định pháp luật về xử lý hóa đơn sai thuế suất
Pháp luật Việt Nam quy định rõ ràng về việc xử lý hóa đơn sai thuế suất nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong hoạt động hạch toán kế toán và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Dưới đây là hai văn bản pháp luật quan trọng quy định chi tiết về vấn đề này:
Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Điều 19 của Nghị định này quy định về sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hóa đơn điện tử. Cụ thể, điểm b khoản 2 Điều 19 quy định về trường hợp phát hiện sai sót về thuế suất ghi trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, người bán có thể xử lý bằng 2 cách: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới để thay thế.
Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử. Thông tư này hướng dẫn chi tiết về cách thức lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, cũng như các trường hợp cụ thể khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.
Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
- Hóa đơn điều chỉnh: Được lập khi cần sửa đổi một hoặc một số thông tin trên hóa đơn gốc, ví dụ như thuế suất, số lượng, đơn giá,… Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để thể hiện mối liên hệ với hóa đơn gốc.
- Hóa đơn thay thế: Được lập để thay thế hoàn toàn cho hóa đơn gốc trong trường hợp hóa đơn gốc bị sai sót nghiêm trọng hoặc theo yêu cầu của người mua. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và phải đảm bảo đầy đủ các nội dung của hóa đơn gốc.
Phần mềm hỗ trợ xử lý hóa đơn sai sót
Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp xử lý hóa đơn sai sót một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Các phần mềm này thường được tích hợp các tính năng như tự động kiểm tra lỗi, tạo hóa đơn điều chỉnh/thay thế, kết nối với cơ quan thuế để thông báo hủy hóa đơn,…
Hóa đơn đầu vào sai thuế suất tiềm ẩn nhiều rủi ro, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xử lý đúng và kịp thời các sai sót này là vô cùng quan trọng. ACC PRO với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực kế toán và thuế, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp của bạn giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa lợi nhuận.
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.
- Địa Chỉ: 85 Đ. Số 5, KDC Vạn Phúc, Thủ Đức, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
- Số Điện Thoại: 0909475696
- Website: https://accprovn.com/
- Facebook: https://www.facebook.com/dichvuketoantrongoichodoanhnghiep
Chat Facebook
Gọi ngay