Hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết này của ACC PRO sẽ hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu về quy trình, điều kiện và những điểm cần lưu ý khi doanh nghiệp mới đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, giúp bạn tự tin thực hiện đúng ngay từ đầu.
1. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Việc triển khai hóa đơn điện tử là bước đi cần thiết ngay khi thành lập doanh nghiệp. Để quá trình đăng ký và sử dụng diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:
-
Chữ ký số hợp lệ: Doanh nghiệp phải có chữ ký số (token USB) còn hiệu lực, được đăng ký và sử dụng theo đúng quy định pháp luật để ký điện tử.
-
Hạ tầng công nghệ cơ bản: Cần có thiết bị kết nối internet (máy tính) và đường truyền ổn định để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử.
-
Giải pháp lưu trữ hóa đơn: Phải có phương án lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm theo quy định, có thể tự xây dựng hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ trực tuyến từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo an toàn, bảo mật.
-
Nhân sự và phần mềm phù hợp: Nhân sự cần được tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ tốt là một lợi thế.
-
Kết nối phần mềm (khuyến nghị): Mặc dù không phải lúc nào cũng là yêu cầu bắt buộc ban đầu đối với doanh nghiệp mới, việc có phần mềm bán hàng/dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để tự động chuyển dữ liệu hóa đơn là một yếu tố nên cân nhắc để tối ưu hóa quy trình. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến cơ quan thuế quản lý về yêu cầu này.
Việc chuẩn bị kỹ các yếu tố trên sẽ giúp doanh nghiệp đăng ký và vận hành hệ thống hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.
2. Đối tượng làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh đều thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục bắt buộc phải thực hiện ngay từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh có phát sinh giao dịch cần xuất hóa đơn. Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành quy định chung trên toàn quốc, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định).
Do đó, bất kỳ doanh nghiệp nào được thành lập sau thời điểm này, hoặc các doanh nghiệp thành lập trước đó nhưng chưa chuyển đổi, đều phải tiến hành thủ tục đăng ký phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc này không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
3. Chuẩn bị trước khi đăng ký hóa đơn điện tử
Để quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, doanh nghiệp mới cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt hồ sơ, thông tin và các công cụ cần thiết.
Đầu tiên, doanh nghiệp phải đảm bảo đã có chữ ký số (Token USB) còn hiệu lực. Đây là công cụ bắt buộc để ký tờ khai đăng ký và ký phát hành hóa đơn điện tử sau này.
Thứ hai, chuẩn bị đầy đủ thông tin đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện theo pháp luật. Các thông tin này cần chính xác tuyệt đối để tránh sai sót khi kê khai.
Thứ ba, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (T-VAN). Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường. Doanh nghiệp nên tìm hiểu, so sánh về tính năng, chi phí, dịch vụ hỗ trợ và uy tín của các nhà cung cấp để chọn được giải pháp phù hợp nhất với quy mô và nhu cầu của mình. Sau khi chọn được nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ.
Thứ tư, chuẩn bị máy tính có kết nối internet và cài đặt sẵn các phần mềm hỗ trợ cần thiết (ví dụ: trình duyệt web cập nhật, Java nếu cần cho việc ký số trên một số cổng thông tin). Đảm bảo rằng bạn có thể truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Cuối cùng, người thực hiện thủ tục cần nắm rõ các bước trong quy trình đăng ký để thao tác chính xác, tránh việc phải làm đi làm lại nhiều lần gây mất thời gian.
4. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC hiện nay được thực hiện hoàn toàn trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Lập Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT)
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (T-VAN) và cài đặt phần mềm của họ (hoặc sử dụng cổng của T-VAN), doanh nghiệp sẽ tiến hành lập Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Tờ khai này sẽ bao gồm các thông tin về doanh nghiệp, hình thức hóa đơn sử dụng (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), phương thức truyền dữ liệu hóa đơn điện tử, và danh sách chữ ký số sử dụng. Thông thường, nhà cung cấp T-VAN sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập tờ khai này trên phần mềm của họ.
Bước 2: Ký số và gửi Tờ khai đến cơ quan thuế
Sau khi hoàn tất việc lập Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số (Token USB) của mình để ký điện tử lên tờ khai. Tiếp theo, tờ khai đã ký số sẽ được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thường là thông qua phần mềm của T-VAN đã tích hợp sẵn chức năng này hoặc nộp trực tiếp trên cổng của Tổng cục Thuế).
Bước 3: Chờ cơ quan thuế phản hồi
Sau khi nhận được Tờ khai đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra, xét duyệt hồ sơ.
Bước 4: Nhận Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử
Trong thời hạn quy định (sẽ được đề cập ở mục sau), cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT) về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (và thường được T-VAN thông báo lại cho doanh nghiệp).
-
Nếu được chấp nhận: Doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo các thông tin đã đăng ký.
-
Nếu không được chấp nhận: Thông báo của cơ quan thuế sẽ nêu rõ lý do. Doanh nghiệp cần căn cứ vào lý do đó để điều chỉnh, bổ sung thông tin và nộp lại Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Bước 5: Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
Kể từ thời điểm nhận được Thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp chính thức được phép sử dụng hóa đơn điện tử để phát hành cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của mình.
5. Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Một trong những ưu điểm của việc đăng ký hóa đơn điện tử trực tuyến là thời gian xử lý hồ sơ nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp sớm đi vào hoạt động ổn định.
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT) của doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT) về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trường hợp Tờ khai của doanh nghiệp chưa đúng, chưa đầy đủ hoặc có vấn đề cần làm rõ, cơ quan thuế sẽ thông báo lý do không chấp nhận để doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh và nộp lại. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra email đã đăng ký hoặc cổng thông tin của T-VAN để nắm bắt thông tin phản hồi từ cơ quan thuế.
Việc quy định rõ ràng về thời hạn giải quyết giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lên kế hoạch và triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới, dù bao gồm nhiều bước, nhưng về cơ bản đã được đơn giản hóa và thực hiện trực tuyến. Việc nắm vững điều kiện, chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy trình theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất thủ tục và đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng hiệu quả. Hy vọng ACC PRO đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích!
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.
- Địa Chỉ: 85 Đ. Số 5, KDC Vạn Phúc, Thủ Đức, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
- Số Điện Thoại: 0909475696
- Website: https://accprovn.com/
- Facebook: https://www.facebook.com/dichvuketoantrongoichodoanhnghiep
Chat Facebook
Gọi ngay