Thuật Ngữ

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Hướng dẫn & Quy định 2024

Posted on by oneads

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng trong việc quản lý thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam. Tài liệu này không chỉ giúp ghi nhận nghĩa vụ thuế của cá nhân mà còn là căn cứ để tổ chức thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế đúng quy định. Trong bối cảnh quy định thuế liên tục thay đổi, việc nắm vững kiến thức về chứng từ khấu trừ thuế TNCN là cần thiết. Bài viết này ACC PRO sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và các quy định mới nhất trong năm 2024.

 

1. Biên lai khấu trừ thuế TNCN là gì?

Biên lai khấu trừ thuế TNCN là một loại chứng từ tài chính được cấp cho người lao động khi tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quy định của pháp luật. Biên lai này ghi nhận rõ ràng số tiền thu nhập đã nhận, số thuế đã khấu trừ, giúp người lao động có cơ sở để kê khai thuế TNCN và yêu cầu hoàn thuế.

Biên lai khấu trừ thuế TNCN là một loại chứng từ tài chính
Biên lai khấu trừ thuế TNCN là một loại chứng từ tài chính

 

2. Quy định về Biên lai khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Việc cấp và sử dụng biên lai khấu trừ thuế TNCN được quy định cụ thể tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Theo đó:

Mục đích: Biên lai khấu trừ thuế TNCN có vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế, giúp người lao động minh bạch hóa thu nhập và thực hiện nghĩa vụ thuế. Đồng thời, biên lai này cũng là căn cứ để người lao động yêu cầu hoàn thuế TNCN nếu có.

Nội dung: Biên lai khấu trừ thuế TNCN phải ghi rõ các thông tin sau:

  • Họ tên, mã số thuế (nếu có) của người nộp thuế.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
  • Kỳ tính thuế.
  • Tổng thu nhập.
  • Số thuế TNCN đã khấu trừ.
  • Các khoản giảm trừ được hưởng (nếu có).
  • Chữ ký, dấu của người lập biên lai.

Hình thức: Biên lai khấu trừ thuế TNCN có thể được cấp dưới dạng giấy hoặc điện tử. Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2022, các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.  

Thời hạn cấp: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải cấp biên lai khấu trừ thuế TNCN cho người lao động khi có yêu cầu.

Lưu trữ: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải lưu trữ biên lai khấu trừ thuế TNCN trong thời hạn 10 năm kể từ cuối năm lập biên lai.

Quy định về Biên lai khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123 và Thông tư 78
Quy định về Biên lai khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123 và Thông tư 78

 

3. Cách sử dụng Biên lai khấu trừ thuế TNCN

Biên lai khấu trừ thuế TNCN không chỉ đơn thuần là một chứng từ, mà còn là công cụ quan trọng giúp người lao động quản lý thu nhập và thực hiện nghĩa vụ thuế. Sau khi nhận được biên lai, người lao động cần:

  • Lưu giữ cẩn thận: Biên lai khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để kê khai thuế TNCN hàng năm và yêu cầu hoàn thuế (nếu có). Vì vậy, người lao động cần lưu giữ biên lai ở nơi khô ráo, tránh thất lạc.
  • Kiểm tra thông tin: Khi nhận được biên lai, người lao động cần kiểm tra kỹ các thông tin trên biên lai như: họ tên, mã số thuế, tổng thu nhập, số thuế đã khấu trừ, kỳ tính thuế… để đảm bảo tính chính xác.
  • Kê khai thuế TNCN: Cuối năm, người lao động sử dụng biên lai khấu trừ thuế TNCN để kê khai thuế TNCN cá nhân. Các thông tin trên biên lai sẽ được khai báo vào tờ khai thuế TNCN.
  • Yêu cầu hoàn thuế (nếu có): Nếu trong năm đã đóng quá nhiều thuế TNCN, người lao động có quyền yêu cầu cơ quan thuế hoàn lại số tiền chênh lệch. Biên lai khấu trừ thuế TNCN sẽ là căn cứ để chứng minh số thuế đã nộp.
Cách sử dụng Biên lai khấu trừ thuế TNCN
Cách sử dụng Biên lai khấu trừ thuế TNCN

 

4. Phần mềm hỗ trợ lập Biên lai khấu trừ thuế TNCN điện tử

Với sự phát triển của công nghệ, ngày càng nhiều phần mềm được phát triển để hỗ trợ doanh nghiệp lập biên lai khấu trừ thuế TNCN điện tử. Việc sử dụng phần mềm giúp:

  • Tăng hiệu quả: Quá trình lập, quản lý và lưu trữ biên lai được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
  • Đảm bảo chính xác: Phần mềm được thiết kế theo đúng quy định của pháp luật, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình lập biên lai.
  • Tích hợp với các hệ thống khác: Nhiều phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự, kế toán, giúp đồng bộ dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm hỗ trợ lập biên lai khấu trừ thuế TNCN điện tử:

  • Tạo lập tự động: Phần mềm có thể tự động tạo lập biên lai khấu trừ thuế TNCN dựa trên dữ liệu về thu nhập của nhân viên.
  • Quản lý tập trung: Tất cả các biên lai được lưu trữ trong một hệ thống, giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
  • Kê khai thuế điện tử: Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế TNCN trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót.
  • Báo cáo: Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về thuế TNCN, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thuế hiệu quả.

 

5. Hỏi đáp về Biên lai khấu trừ thuế TNCN 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tập hợp thông tin điện tử về việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Chứng từ này được khởi tạo, lập, ký điện tử, lưu trữ và trao đổi trên hệ thống thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là một dạng của chứng từ khấu trừ thuế TNCN, được lập, ký và truyền nhận dưới dạng điện tử. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định bởi Bộ Tài chính theo mẫu chuẩn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nó bao gồm các thông tin cơ bản như: tên đơn vị khấu trừ, thông tin người lao động, số thu nhập, và số thuế đã khấu trừ.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có vai trò quan trọng đối với cả người trả thu nhập và người nhận thu nhập:

Đối với người trả thu nhập: Là bằng chứng để chứng minh việc đã thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người lao động theo quy định.

Đối với người nhận thu nhập:

  • Là căn cứ để kê khai thuế TNCN cá nhân vào cuối năm.
  • Là bằng chứng để yêu cầu người trả thu nhập thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN.
  • Là căn cứ để yêu cầu hoàn thuế TNCN

Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Do chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện nay được lập và quản lý bằng hình thức điện tử, nên cách viết chứng từ này sẽ phụ thuộc vào phần mềm mà doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, thông tin trên chứng từ cần đảm bảo đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật.

Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Bạn có thể tra cứu các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Luật thuế thu nhập cá nhân.

Không khấu trừ thuế TNCN có phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Không. Trường hợp không phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN, bên trả thu nhập không cần lập và gửi chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Viết sai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải làm sao?

  • Nếu phát hiện sai sót trước khi gửi cho người lao động: Sửa trực tiếp trên hệ thống phần mềm.
  • Nếu phát hiện sai sót sau khi đã gửi: Cần lập biên bản điều chỉnh chứng từ khấu trừ thuế điện tử và thông báo cho người lao động.

Qua bài viết trên, chúng ta đã hiểu rõ chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và vai trò quan trọng của nó trong việc kê khai và quản lý thuế. Để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh sai sót, các doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu và quy trình lập chứng từ. Hy vọng những thông tin từ ACC PRO sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

 

Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:

Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.

Chat Facebook
Gọi ngay