Chữ ký điện tử là gì? Phân biệt, Giá trị pháp lý và Cách sử dụng

Chữ ký điện tử không chỉ đơn thuần là một hình thức ký kết điện tử mà còn mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí, tăng cường tính bảo mật và thuận tiện cho các giao dịch. Bài viết này ACC PRO sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những lợi ích mà chữ ký điện tử mang lại.

 

Chữ ký điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử năm 2005, chữ ký điện tử (Electronic signature) được tạo lập dưới dạng chữ, số, từ, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác minh người ký và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Nói một cách dễ hiểu, chữ ký điện tử là một đoạn thông tin đi kèm dữ liệu điện tử, có mục tiêu xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người ấy với nội dung đã được ký. Chữ ký điện tử được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử

 

Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa chữ ký điện tử và chữ ký số. Tuy nhiên, hai khái niệm này có những điểm khác biệt sau:

Tiêu chí	Tiêu chí	Chữ ký điện tử
Khái niệm	Là một dạng nâng cao của chữ ký điện tử, sử dụng công nghệ mã hóa phức tạp hơn.	Là thông tin điện tử đi kèm theo dữ liệu điện tử để xác định chủ thể ký.
Công nghệ	Sử dụng công nghệ mã hóa bất đối xứng (khóa công khai và khóa bí mật).	Có thể sử dụng nhiều công nghệ, bao gồm mật khẩu, mã OTP, hình ảnh chữ ký được số hóa, hoặc chữ ký số.
Độ bảo mật	Rất cao, khó bị giả mạo.	Thấp hơn, dễ bị giả mạo hơn so với chữ ký số.
Tính toàn vẹn	Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, bất kỳ thay đổi nào sau khi ký đều bị phát hiện.	Tính toàn vẹn phụ thuộc vào công nghệ được sử dụng.
Chứng thư số	Luôn yêu cầu chứng thư số do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.	Không bắt buộc phải có chứng thư số.
Giá trị pháp lý	Tương đương chữ ký tay, có giá trị chứng cứ trước pháp luật.	Tương đương chữ ký tay nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
Chi phí	Cao hơn	Thấp hơn

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Theo Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005, trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký, thì yêu cầu này được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau:

• Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu.
• Phương pháp đó phải đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

Trong trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005 và chữ ký điện tử đó phải được chứng thực.

 

Các loại chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử chuyên dùng

Chữ ký điện tử chuyên dùng là loại chữ ký điện tử được tạo ra và xác thực bởi một hệ thống hoặc ứng dụng cụ thể. Loại chữ ký này thường được sử dụng trong nội bộ một tổ chức hoặc giữa các tổ chức có thỏa thuận sử dụng chung một hệ thống. Ví dụ về chữ ký điện tử chuyên dùng bao gồm chữ ký trong email nội bộ, chữ ký xác nhận trong phần mềm quản lý nhân sự, …

Chữ ký số công cộng

Chữ ký số công cộng là loại chữ ký điện tử sử dụng cơ chế mã hóa bất đối xứng, dựa trên hệ thống cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI). Chữ ký số công cộng đảm bảo tính bảo mật cao hơn chữ ký điện tử thông thường do sử dụng cặp khóa công khai và khóa bí mật để mã hóa và giải mã thông tin. 

Chữ ký số chuyên dùng công vụ

Chữ ký số chuyên dùng công vụ là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.

 

Cách tạo chữ ký điện tử

Có nhiều cách để tạo chữ ký điện tử, tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

• Phương pháp 1: Sử dụng mật khẩu, mã PIN: Đây là cách đơn giản nhất để tạo chữ ký điện tử. Khi đăng ký sử dụng dịch vụ, hệ thống sẽ cung cấp cho bạn một mật khẩu hoặc mã PIN để sử dụng khi ký.
• Phương pháp 2: Sử dụng hình ảnh chữ ký: Bạn có thể scan hoặc chụp ảnh chữ ký tay của mình và chèn vào văn bản điện tử. Tuy nhiên, cách này có tính bảo mật thấp hơn so với các phương pháp khác.

• Phương pháp 3: Sử dụng chữ ký số: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử nâng cao, sử dụng các phương thức mã hóa để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu. Để tạo chữ ký số, bạn cần phải đăng ký dịch vụ chứng thực chữ ký số với các nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép

 

Cách sử dụng chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử được sử dụng trong nhiều trường hợp, bao gồm:

• Ký kết hợp đồng điện tử: Chữ ký điện tử thay thế chữ ký tay trên các hợp đồng điện tử, giúp quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.
• Gửi và nhận văn bản điện tử: Chữ ký điện tử giúp xác thực người gửi và đảm bảo nội dung văn bản không bị thay đổi.
• Thực hiện các giao dịch trực tuyến: Chữ ký điện tử được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch trực tuyến như thanh toán trực tuyến, đăng ký dịch vụ,…

 

Lợi ích của chữ ký điện tử

Việc sử dụng chữ ký điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần in ấn, ký tay và gửi văn bản truyền thống, chữ ký điện tử giúp rút ngắn thời gian và giảm thiểu chi phí vận chuyển, lưu trữ.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Quá trình ký kết và xử lý tài liệu diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.
• Đảm bảo tính bảo mật: Chữ ký điện tử, đặc biệt là chữ ký số, được bảo vệ bởi các công nghệ mã hóa, giúp ngăn chặn việc giả mạo và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Tăng cường tính minh bạch: Mọi thay đổi đối với văn bản sau khi đã được ký điện tử đều có thể bị phát hiện, từ đó giúp quá trình giao dịch diễn ra minh bạch và rõ ràng hơn.

 

Quy định pháp luật về chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống số hiện đại. Để đảm bảo tính minh bạch, an toàn và hiệu quả trong việc sử dụng chữ ký điện tử, Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều quy định pháp luật cụ thể.

Luật Giao dịch điện tử

Tại Việt Nam, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 là văn bản pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh về chữ ký điện tử. Luật này quy định về khái niệm, điều kiện có hiệu lực, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, cũng như quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch điện tử có sử dụng chữ ký điện tử

Nghị định, Thông tư

Bên cạnh Luật Giao dịch điện tử, Chính phủ và các Bộ, ngành cũng đã ban hành nhiều Nghị định, Thông tư hướng dẫn chi tiết thi hành Luật. Các văn bản này quy định cụ thể hơn về các vấn đề như:

• Tiêu chuẩn kỹ thuật đối với chữ ký điện tử
• Trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký điện tử
• Trách nhiệm của các bên liên quan đến việc sử dụng chữ ký điện tử

 

Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử

Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử (CA) là tổ chức được Nhà nước cấp phép, có nhiệm vụ chứng thực chữ ký điện tử, cấp chứng thư số, quản lý chứng thư số và cung cấp các dịch vụ liên quan đến chữ ký điện tử. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử, xác minh người ký thông điệp dữ liệu và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung được ký.

Chữ ký điện tử được pháp luật công nhận, có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay. Đồng thời, chữ ký điện tử còn đảm bảo tính bảo mật cao, giúp bạn yên tâm thực hiện các giao dịch quan trọng.

 

Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:

Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.

• Địa Chỉ: 85 Đ. Số 5, KDC Vạn Phúc, Thủ Đức, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
• Số Điện Thoại: 0909475696
• Website: https://accprovn.com/
• Facebook: https://www.facebook.com/dichvuketoantrongoichodoanhnghiep