Trong quá trình kinh doanh, việc phát sinh sai sót trong hóa đơn là điều không thể tránh khỏi. Khi đó, doanh nghiệp cần tiến hành lập hóa đơn thay thế để đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán và tuân thủ quy định của pháp luật. Vậy hóa đơn thay thế là gì? Khi nào cần lập, cách lập và những quy định liên quan sẽ được ACC PRO giải đáp chi tiết trong bài viết này.
Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là hóa đơn được lập ra để thay thế cho hóa đơn đã được lập trước đó có sai sót về nội dung, thông tin hoặc bị mất. Hóa đơn thay thế có thể được lập dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của các chứng từ kế toán và phục vụ cho việc quản lý thuế.
Khi nào cần lập hóa đơn thay thế?
Việc lập hóa đơn thay thế chỉ được thực hiện trong các trường hợp cụ thể sau đây:
Sai sót về nội dung
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp được phép lập hóa đơn thay thế là khi hóa đơn đã gửi cho người mua và phát hiện có sai sót về các nội dung sau:
- Sai sót về mã số thuế: Mã số thuế của người bán hoặc người mua bị ghi sai.
- Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn: Tổng giá trị hóa đơn, giá trị từng mặt hàng hoặc số lượng hàng hóa ghi sai dẫn đến sai lệch về số tiền.
- Sai về thuế suất: Thuế suất của hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn không đúng.
- Sai sót về tiền thuế: Tiền thuế GTGT được tính toán sai.
- Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng: Tên hàng hóa, chủng loại, quy cách, chất lượng ghi trên hóa đơn không đúng với hàng hóa thực tế bán.
Sai sót về hình thức
Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định cụ thể về việc lập hóa đơn thay thế trong trường hợp hóa đơn giấy có sai sót về hình thức. Về trường hợp hóa đơn giấy cần lập hóa đơn thay thế bao gồm:
- Hóa đơn bị rách, nhòe, mất một phần thông tin: Hóa đơn bị hư hỏng một phần khiến người đọc không thể nhận biết đầy đủ thông tin trên hóa đơn.
- Hóa đơn bị sửa chữa, tẩy xóa: Các thông tin trên hóa đơn bị sửa đổi bằng cách tẩy xóa, viết đè, …
Mất hóa đơn
Trong trường hợp hóa đơn bị mất, thất lạc, người bán cần lập hóa đơn thay thế để sử dụng làm căn cứ kê khai thuế và các trường hợp kiểm tra, thanh tra thuế.
Cách lập hóa đơn thay thế
Khi phát hiện hóa đơn đã xuất có sai sót, doanh nghiệp cần tiến hành lập hóa đơn thay thế để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch kinh doanh. Quy trình lập hóa đơn thay thế sẽ khác nhau tùy thuộc vào hình thức hóa đơn (điện tử hay giấy).
Hóa đơn điện tử thay thế
Bước 1: Xác định hóa đơn cần thay thế: Doanh nghiệp cần xác định số hóa đơn cũ mà hóa đơn mới sẽ thay thế.
Bước 2: Gửi thông báo hóa đơn có sai sót: Gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy hóa đơn cũ.
Bước 3: Lập hóa đơn thay thế: Trong phần mềm lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chọn chức năng “Lập hóa đơn thay thế”. Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm số hóa đơn cũ và các thông tin điều chỉnh.
Bước 4: Ghi rõ dòng chữ : “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” trên hóa đơn mới.
Bước 5: Ký số và gửi hóa đơn:
- Đối với hóa đơn không có mã: Ký số và gửi cho người mua.
- Đối với hóa đơn có mã: Ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi cho người mua.
Hóa đơn giấy thay thế
Các bước lập hóa đơn giấy thay thế tương tự như hóa đơn điện tử tuy nhiên cần phải lưu ý các trường hợp sau:
-
- Căn cứ pháp lý: Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định cụ thể về việc lập hóa đơn thay thế đối với hóa đơn giấy.
- Trường hợp được lập hóa đơn giấy thay thế:
Theo thông tin được cung cấp, trường hợp được lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn giấy là khi hóa đơn bị mất, thất lạc
Quy định pháp luật về hóa đơn thay thế
Việc lập hóa đơn thay thế được quy định tại một số văn bản pháp luật, chủ yếu là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ trong đó có quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.
- Khoản 2 Điều 19: Quy định rõ về trường hợp được lập hóa đơn thay thế: Khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua và phát hiện có sai sót về các nội dung như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán có thể lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Điểm b Khoản 2 Điều 19: Quy định người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Tuy nhiên, Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định cụ thể về việc lập hóa đơn thay thế đối với hóa đơn giấy.
Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử, trong đó có hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.
- Khoản 1 Điều 7: Quy định về trường hợp hóa đơn điện tử đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại tiếp tục phát hiện có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu. Nghĩa là, nếu hóa đơn thay thế đã lập tiếp tục có sai sót thì người bán không được hủy hóa đơn thay thế này mà phải lập thêm một hóa đơn thay thế khác.
Thông tư 78/2021/TT-BTC không đề cập đến trường hợp lập hóa đơn thay thế đối với hóa đơn giấy.
Hóa đơn thay thế có được hủy không?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà sau đó lại tiếp tục phát hiện có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Điều này có nghĩa là:
- Nếu hóa đơn điện tử thay thế đã lập tiếp tục có sai sót, người bán không được hủy hóa đơn thay thế này mà phải lập thêm một hóa đơn thay thế khác.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC không đề cập đến việc hủy hóa đơn thay thế trong trường hợp này, cũng như không đề cập đến trường hợp lập hóa đơn thay thế đối với hóa đơn giấy.
Kê khai thuế với hóa đơn thay thế
Theo Công văn 42535/CTHN-TTHT của Cục Thuế thành phố Hà Nội, hóa đơn thay thế được kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế có sai sót.
Đối với doanh nghiệp chưa lập tờ khai lần đầu, có thể lựa chọn một trong hai cách sau:
- Cách 1: Kê khai đồng thời cả hóa đơn sai sót và hóa đơn thay thế lên tờ khai lần đầu.
- Cách 2: Kê khai hóa đơn sai sót (hóa đơn gốc) lên tờ khai lần đầu, sau đó kê khai hóa đơn thay thế vào tờ khai bổ sung.
Nếu kê khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp thêm tiền lãi phạt chậm nộp tương ứng với thời gian chậm nộp.
Phần mềm hỗ trợ hóa đơn thay thế
Hiện nay, nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập và quản lý hóa đơn điện tử, bao gồm cả hóa đơn thay thế.
Ưu điểm khi sử dụng phần mềm:
- Lập hóa đơn nhanh chóng, chính xác
- Tự động kết nối cơ quan thuế
- Dễ dàng quản lý, tìm kiếm
Một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay: MISA, VNPT, Viettel, FPT,…
Hóa đơn thay thế là giải pháp hiệu quả để khắc phục sai sót của hóa đơn ban đầu, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế. Sử dụng hóa đơn thay thế đúng cách giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. ACC PRO là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, đồng hành cùng doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề về hóa đơn, thuế một cách nhanh chóng, chính xác.
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO:
Công ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo ACC PRO với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong ngành và được đào tạo nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán thuế, quyết toán thuế doanh nghiệp, gỡ rối hồ sơ doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.
- Địa Chỉ: 85 Đ. Số 5, KDC Vạn Phúc, Thủ Đức, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
- Số Điện Thoại: 0909475696
- Website: https://accprovn.com/
- Facebook: https://www.facebook.com/dichvuketoantrongoichodoanhnghiep
Chat Facebook
Gọi ngay